プレゼンテーションソフト
| ■プレゼンテーションて何？ |
| ■動かしてみる |
| ■表示形式の変更 |
| ■各種編集のための操作 |
| ■動きのあるプレゼンテーション |
| ■プレゼンテーションのポイント |
ビジネスで用いられるアプリケーションの代表的なものにワープロ，表計算がありますが，プレゼンテーションソフトというのも結構使われているようです．学生にとってプレゼンテーションソフトはもっともなじみのないソフトの一つでしょう．
阿部自身，プレゼンテーションが得意（あるいは詳しい）という訳ではないですが，ソフトウェアの使い方も含めて，プレゼンテーションについてまとめてみました．
1.プレゼンテーションて何？
展示会などにいくと，大きなモニタを前にきれいなお姉さんが説明をするシーンをよく見ます．プレゼンテーションの1例ですね．お姉さんではなく，モニタに現れる中身，これを作成するのがプレゼンテーションソフトです．最初のこのソフトを見たとき紙芝居みたいなものかと思いました．
プレゼンテーションの定義を「プレゼンテーションの説得技法」（富士ゼロックスドキュメントマネージメント推進室編，日本経済新聞社，1989年）から引用すると，
「限られた時間の中で，情報を正確に伝え，その結果として，判断や意思決定までしてもらうコミュニケーション技法のこと」
となります．
2.動かしてみる
- 大抵は「スタート」→「プログラム」→「Microsoft Office」→「Powerpoint」で起動．
- 「タイトル スライド」が表示されます．
タイトルのスライドが出てきます．画面上の枠の中をクリックすると文章の入力が出来ます．
スライドの選択画面が出てくるケースもあります．この時は，挿入すべきスライドの形式を選択します．
- タイトル スライドの入力が終わったら，2枚目のスライドを挿入し，入力します．
スライド挿入ボタン
をクリック，またはメニューの「挿入」→「新しいスライド」で新しいスライドが追加されます．
スライドの選択では，「箇条書き テキスト」を選んでおきましょう．
- (4)を繰り返してプレゼンテーション資料を作成します．
3.デザインテンプレートの適用
上記のままでも，プレゼンテーション資料にはなるのだが，少し味気ない．デザインテンプレートを使って，カラフルな資料としよう．
- メニューの「書式」→「デザインテンプレートの適用」を選択します．
下図のようなウインドウが現れます．デザイン名をクリックすると，横にイメージが表示されます．
- 好みのデザインを選んだら，「適用」のボタンをクリックします．スライドが選択したデザインを反映した表示となります．
※図はイメージ
4.各種編集のための操作
デザインテンプレートを用いることで，見た目はほぼ完成と考えて良いが，文字等を個別に編集したいこともあるだろう．
文字の編集はワープロの場合と同じです．一応，主な項目だけ挙げておきます．ワープロ操作についてのページも参考にして下さい．
- 文字を大きくする
- 文字のタイプを変更する
- 文字列の中央揃え
- 文字の色を変更する
- 罫線の引き方
- アンダーラインを引く
5.動きのあるプレゼンテーション
Powerpointでは，スライドの文字にアニメーション効果をかけることができます．箇条書きにした項目を1つずつ表示させることで，聴衆の注意を話している箇所に集めるという効果が期待できます．
- メニューの「スライドショー」→「アニメーションの一括設定」を選択すると画面右にメニューが現れます．
- リストからアニメーション効果を選択します．画面がデモを再生します．
- メニューの「スライドショー」→「アニメーションの設定」を選択するとスライド中の1行毎に設定を付けることが可能となります．
- アニメーション効果は文字（テキスト）以外にも，貼り付けた図や絵に対しても有効です．
■注意
アニメーションはスライドの文字を発表者の話すタイミングで表示するのに便利な機能ですが，使いすぎには注意しましょう．スライドが「うるさく」感じられます．
6.グラフの挿入
メニューバーの「挿入」→「グラフ」を選択します．表に数字を入力し終えたら，画面の余白部分をクリックするとグラフの完成です．
グラフの種類を変更するには，グラフを編集する際にメニューバーの「グラフ」→「グラフの種類」を選択します．
■グラフの選択について
グラフの種類と目的について，参考文献に記載されている表をコンパクトにまとめました．
| 目的 | 内訳 | 比較 | 推移 | その他 |
| 種類 | ・円グラフ ・構成比率棒グラフ ・構成比層グラフ | ・棒グラフ ・積み上げ棒グラフ ・混合棒グラフ | ・折れ線グラフ ・層グラフ | ・ヒストグラム ・レーダーチャート ・散布図 |
※Powerpointでもグラフは作成できますが，Excelなど表計算ソフトで作成したグラフを画像として貼り付けた方がキレイなものが得られます．
7.画像の挿入・貼り付け
7.1.クリップアートの挿入
MSのアプリケーションソフトには「クリップアート」というイラスト・写真が付属しています．
- メニューの「挿入」→「図」→「クリップアート」を選択
- 画面右のメニューがクリップアート用に変わり，検索文字列に挿入したい画像に関連する言葉を入れて検索
- 出てきた画像をクリックすると，画像が挿入されます．
- 挿入した画像は，ドラッグすることでサイズの変更・移動が可能です．
- ダブルクリックして「図の書式設定」から様々な調整を行うことができます．
例えば，「ウオッシュアウト」により画像を背景のように扱うことができます(ウオッシュアウト後，画像上で右ボタンクリック，「順序」から「背面」ないし「最背面へ移動」を選択)．
7.2.他に用意された画像の挿入
デジカメで撮影した画像や，他に用意された画像ファイルを挿入します．
- メニューの「挿入」→「図」→「ファイルから」を選択．
- ファイルを選択する画面が現れる．
- 挿入する画像を選択．「挿入」ボタンのクリック
7.3.他アプリケーションで表示している画像の貼り付け
他のアプリケーションソフトで表示されている画像を貼り付けます．
- 他のアプリケーションソフトで表示中の画像をコピー(画像上，右ボタンクリックでメニューがでます)
- Powerpointに戻り，メニューの「編集」→「形式を選択して貼り付け」を選択．
- リストから「ビットマップ」または「図」を選択し，貼り付けを実行．
※Web上の画像は「ビットマップ」，Excelのグラフ，表などは「図」で貼り付けると良いかと思います．
8.プレゼンテーションの確認
できあがったプレゼンテーションは，メニューの「表示」→「スライドショー」，または
のスライドショー表示をクリックして確認してみよう．
全画面にプレゼンテーション画面が表示されます．次のスライドに進むにはマウスをクリックします．アニメーションをかけているような場合は，クリック毎に1つのアクションを実行します（自動でアニメーションする設定もある）．
マウスの右ボタンクリックで，任意のスライドへのジャンプ等の操作が可能です．
9.プレゼンテーション全体の編集
ここまでは各スライドの編集であったが，ここではプレゼンテーション全体の編集として，スライドの挿入，移動，削除を解説します．
- メニューの「表示」→「スライド一覧」を選択します．作成したスライドの一覧を観ることができる．プレゼンテーション全体の編集にはこちらが便利．元に戻す場合には，任意のスライドをダブルクリックするか，メニューの「表示」→「標準」を選択．
- スライドの挿入：挿入したい位置（スライドとスライドの間）をクリックして，
スライド挿入ボタンをクリック，またはメニューの「挿入」→「新しいスライド」で新しいスライドが追加されます．
- スライドの移動：移動したいスライドをクリックし，そのままドラッグ．移動させたい場所でマウスのボタンを離す．
- スライドの削除：削除したいスライドをクリックして，キーボードの「Delete」キーを押す．
10.プレゼンテーションのポイント
プレゼンテーションのポイントをいくつかまとめてみます．まず企画書を作成しましょう．プレゼンテーションの要点を5W1Hっぽく表現すれば，
- What（何を伝えるのか）：伝えるべき内容に優先順位を付けておきましょう．
- Whom（誰に）：対象とする聴衆の年代，知識レベルに応じて表現が変わります．
- Why（何のために）：
- How long（どのくらいの時間で）：プレゼンには時間制約があるのが通常です．
- How to（どのような方法で）：プレゼン会場に応じて，紙・PC・その他の手法を採ります．
10.1.プレゼンテーション資料作成
- 構成
ストーリーを考えましょう．口頭で発表するときは特に時間配分も考えて構成を練る必要があります． - 表紙
表紙を作りましょう．報告タイトル，自身の名前，所属等 - ページ毎のタイトル
ページ毎にもタイトルを付けると報告の進行具合が聴衆に分かりやすくなります． - 文字の大きさ・スタイル
大きめな文字を使うべきです．見えないと意味がないし，小さいと重要でないと判断されます．
スライドに載せる情報は「読ませる」ではなく，「見せる」を意識しましょう．
※経験的ですが，スライドをスクリーンに投影してプレゼンする場合，本文に用いる文字は18ポイント前後が最小のサイズかと感じます．個人的に1枚のスライドに載せる情報量は少なめがベストと考えているので，他の人にはやや大きめかもしれません．
また，可視性の高いフォントを採用するべきです．プレゼンテーションのような「見る」文字としては，ゴシック系のフォントが明朝体よりも向いています． - 箇条書き
プレゼンテーションの文字はあくまでも「見る」べきと意識しましょう．文章が長すぎると，読んで（見て）もらえない可能性があります．箇条書きで充分かと思います．箇条書きを見せ，聴衆に対し口頭で説明しましょう． - 図・表の有効利用
箇条書きと同様に，図・表によるビジュアル化のメリットを有効に利用しましょう．1分あたりの情報量の違いをあらわすと，- 書く：30字
- 話す：300字
- 読む：1,000字
- 見る：2,000字
- 配色
モニタで認識しやすい配色を心がけましょう．ページ全体のレイアウト，配色を揃えるのも統一感を持たせる効果を与えます．
10.2.事前の練習
事前に練習して内容と制限時間内でのプレゼンが可能かを確認しましょう．
- 発表内容が明確か
- プレゼン資料が見やすいか
- プレゼンが分かりやすいか
10.3.本番
本番でのポイントは，
- 外観：清潔，清楚で
- 姿勢：背筋を伸ばし聴衆者に正対
- 声：部屋の後ろまで聞こえるような声，単調な口調ではだめ
- 表情：誠実で適度に自信ある態度
- 視線：黒板やテキストを見る時間は少なめに，教室最後尾の中央席に視線を合わせる，時々全員を見渡す
- ボディランゲージ：手を使って強調，指示棒の利用，話題転換の時に歩いてみる
- 質疑応答：省略
- 制限時間を守る：いうまでもありません…
参考文献
「プレゼンテーションの説得技法」，富士ゼロックスドキュメントマネージメント推進室編，日本経済新聞社，1989年．
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