表計算〜計算の仕方

パソコンの使い方から始めて電子メール,WWW,ワープロときて,いよいよ表計算です.この4つのアプリケーションソフトがそこそこ使いこなせれば,「パソコンやってます」と周りに宣言しても大丈夫だと考えます.表計算は学生のうちはあまり馴染みがないと思いますが,社会に出たらこんなに便利なものはない,と思うことでしょう.


1.表計算ソフトとは何か

Excelを起動すると,方眼紙のようなワークシートが表示されます.この表の桝目(セル)と呼びます.セルは行の数字と列のアルファベットによって位置が表されています.例えば,図のアクティブセルは,「B2のセル」と呼びます.

calc_00.jpg

表計算ソフトとは,このセルにデータを記録し,各種処理を行うソフトです.


2.起動

  1. 「スタート」
  2. 「プログラム」
  3. 「Microsoft Office」
  4. 「Microsoft Excel」
の順にボタンをクリックすると,表計算(エクセル)が起動します.


3.データの入力・削除・編集

文字,数値,及び式は「アクティブセル」にのみ入力可能です.

能書きよりも,実際に使った方が理解は早い,ということで,架空の販売データを使って表計算ソフトを使いこなしてみよう.

calc_01.jpg

C14〜G14の行は0が1つ足りません.修正しましょう.


4.セルの移動・選択

表計算はマウスよりもキーボード操作の方が早く作業ができます.キーボードからの操作によってセルを移動する方法もぜひ覚えて下さい.


5.計算する(式の入力)

計算のルール

例えば,

calc_02.jpg

において,「A5」にA1からA4の合計を計算する方法は2通りあります.

  1. A5のセルに=10+12+15+12と入力します.「Enter」キーを押すと計算結果がでます.
  2. A5のセルに=A1+A2+A3+A4と入力します.「Enter」キーを押すと計算結果がでます.

表計算では,後述する式のコピー&貼り付けのために,セル番地を入力する方法がメインです.
※おまけ,べき乗(2乗,3乗)は,「^2」,「^3」と表記します.


6.計算式のコピー・貼り付け(相対参照)

例として,「B5」にもB1からB4の合計値を計算するとします.いちいち式を入力するのは面倒です.同様の処理を行っていたA5のセルをコピーすると,きちんとB1からB4までの合計が計算できます.

calc_03.jpg

このように,表計算では,セルの中身(数字)だけではなく,計算式もコピーできます.
Excelでは基本的にセルの参照(関数による引数など)には相対的な位置で処理されます.つまり,「今のセルからどれだけ離れた位置にあるのか」という表現を内部で行っています.

また例を用いて説明すると,合計を計算したセルA5の内容は「自分の上4つのセルの合計を計算せよ」という命令が入力されていることになります.したがって,これをB5にコピーしても,A1からA4の合計ではなく,B1からB4の合計が計算される訳です.

このような参照方法を相対参照と呼んでいます.


7.計算式のコピー・貼り付け(絶対参照)

calc_04.jpg

1999年度の売上高予想を行ないます.成長率は1998年度より5%成長すると見込まれています.成長率はすでにセルK3に入力されているので,これを利用します.

例えば,セルK6には東京のA製品の予測値が入りますが,この計算式は,

=G6*(1+K3)

となるはずです.ではこれをK7,K8にコピーして,製品Bと製品Cについても予測値を出してみます.

calc_05.jpg

正しい答えにならないはずです.製品Bは98年度と同じ数値,製品Cに至っては「#VALUE!」という表示になりました.これは成長率の数値の参照が誤っているためです.

絶対参照

前述の通り,Excelでは基本的にセルの参照(関数による引数など)には相対的な位置で処理されます.一方,例では,成長率を入力したセルK3の参照もコピーによって動いてしまいました.
コピーによって動いてもらっては困ります.したがって,セルK3だけは具体的にセル番号を命令の中に加える必要があります.これが絶対参照の考えです.
セルK3を絶対参照で表現すると,「$K$3」となります.したがって,セルK6に「=G6*(1+$K$3)」と書いておけば,コピーした時に正しい計算ができるはずです.

calc_06.jpg

ちなみに,「k$3」と書くと,縦方向のみ絶対参照,「$k3」と書くと横方向のみ絶対参照になります.

表示移動の内容
K3上下左右自由
$K$3上下左右移動不可
$K3上下自由,左右不可
K$3上下不可,左右自由

セル参照した後,「F4」キーを押すと絶対参照の切り替えを行うことができます.これ便利.
「F4」キーを押すたびに,絶対参照→行絶対・列相対→行相対・列絶対→相対参照→絶対参照→…
となります.


8.その他・計算について

学生相手に講義していると,彼らが意外とできない計算のいくつかを紹介する.
まぁ,受験勉強には出てこないからね(というのは言い訳だ).でも社会に出たらいくらでも遭遇するよ.せっかくだから覚えておこう.


9.データの並べ替え

例えば,以下の様にExcelの表の上にデータが並んでいたとする.

 ABCDE
1SexCountryHeightWeightFather's Height
2FUSA17060182
3MFRANCE17862176
4FJAPAN15545173
5MUSA18075181
6MJAPAN17160167

データは,性別,国籍,身長,体重,父親の身長の順にならんでいる.1つの行が1人のデータをあらわしている.

手順

  1. ソートするデータを範囲選択(データ全体を指定すること.特定の列だけ指定したら,データが壊れてしまう)
  2. メニューの「並べ替えとフィルタ」を選択
  3. 「ユーザ設定の並べ替え」を選択

sort-1.gif

画像は古いバージョンだが,勝手はおおむね同じ.範囲の選択の際にデータ名まで含めると,ソートのキーにデータ名を用いることができる(これをしない場合は,「列A」,「列B」という表示になる).

※「昇順」と「降順」


10.データの抽出(フィルタその1)

手順

  1. フィルタをかけたいデータのデータ名を範囲選択
  2. メニューの「データ」を選択
  3. 「フィルタ」を選択
  4. 「オートフィルタ」を選択

filter-1.gif

フィルタは複数かけることが可能.例えば,フランスの男性のデータのみを抽出することができるわけだ.


11.条件による場合分け(フィルタその2)

フィルタは「オプション」の利用によりさらに複雑な抽出を可能としている. 例えば,上記の例に加えて「身長175cm以上」という条件を加えてみる.つまり,「身長175cm以上のフランスの男性」のデータのみを抽出する.

手順

  1. フィルタによって,「フランス」,「男性」のデータを抽出しておく
  2. 「身長」のフィルタにおいて,「オプション」を選択

    filter-2.gif

  3. でもって図中の左側のように,条件となる数値を入力
  4. 図中の左側のように,数値に対する処理を選択
  5. 実行する

例では数値だが,文字列も使える.また,「?」,「*」など正規表現ぽい抽出も可能.


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